学院各处级单位：

为了顺利完成2014年档案的归档工作，加强对学院档案的集中统一管理，更好地为学院的教学、科研、管理等各项工作服务，现将有关事宜通知如下：

一、归档范围：教育部27号令明确指出高校档案是高校在招生、教学、科研、管理等活动直接形成的对学生、学校和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式、载体的历史记录。

1.文件材料的归档范围是包括党群类、行政类、学生类、教学类、科研类、基本建设类、仪器设备类、产品生产类、出版物类、外事类、财会类等十一大类。

2.除以上十一大类常规档案归档工作外，还要重点加强对之前遗留的、未归档的基建档案（已经竣工验收的、改建、扩建、地上、地下管网的建设材料等）、实物档案（各种奖状、锦旗、印章、校徽、纪念徽章、礼品、纪念物品等）、声像档案（如各类照片、录音带、录像带、光盘等）收集、整理、归档工作。

3.2015届毕业生合影以及其他重要合影照片及电子照片。

4.院级以上会议或活动材料；著名校友、学院老领导以及对学院建设有重要贡献的社会人士的各种材料；其他具有重要保存价值的材料。

二、归档要求：依法归档和部门立卷归档制度是《中华人民共和国档案法》、《高等学校档案管理办法》（教育部27号令）明文规定的，自觉、保质保量归档是每个归档单位的义务。

1.各部门负责人要高度重视档案的归档工作。要负责督促本部门兼职档案员认真做好归档工作，并对归档的文件材料进行严格审核并签字确认；各部门由兼职档案员具体负责本部门的档案归档工作，切实履行自己的工作职责。

2.归档材料必须保持档案材料的原始性、系统性、准确性、完整性；归档材料必须是原件，若无原件，则可归复印件（复印件上要加盖部门公章）；合同必须为原件或正本；照片类要附有文字说明并上交光盘或电子图片；奖牌、奖杯及对外交流活动的纪念品、赠品等实物要附有简要的文字说明。

3.归档材料要求字迹清楚、排版美观、用纸规范，要能反映学院教学、管理、教育实践等活动的全过程，要能对学院和社会当前与长远具有参考价值和凭证作用；兼职档案员在整理过程中要逐件检查，不要缺项、漏项；兼职档案员要在专职档案员的指导下、熟练运用“南大之星”档案管理系统，并对本部门的档案目录或全文进行录入（涉密文件除外），以便检索、查阅。

三、归档时间安排

1.2013年度各类综合性文件、科研项目、实物，以及其他能按年度归档的档案材料，于2014年5月底以前完成立卷归档工作。

2.教务处、各二级学院（部）等教学部门于2014年11月底之前，归2013/2014学年教学档案。

3.已经完成的、尚未立卷归档的工程改建、扩建、地上、地下管网等基建档案材料，要争取在2014年6月底之前完成立卷及归档工作。

4.各类已竣工验收、尚未归档的基建档案材料，要争取今年年底之前完成立卷归档工作。

5.实物、声像档案要在5月底之前完成整理、移交工作。

四、移交档案时，各类档案经交接双方检查核对无误，按归档要求验收后,正式办理移交手续。填写“档案移交目录”一式两份，交接双方签字后各执一份备查。

五、档案室要加强对各部门归档工作的服务，组织专职人员深入归档单位进行业务指导。各部门归档工作中若有问题请与学院档案室及时联系（联系电话：3152108，档案工作QQ群:80749789）。

六、各部门兼职档案人员如有变动，请及时与党政办公室取得联系。

附：2014年兼职档案员名单

2014年兼职档案员名单